Die Kunst der Terminplanung

Das Versenden von automatisierten Terminerinnerungen an Ihre Patienten hat zwei enorm wichtige Vorteile. Erstens, die Erinnerung an einen bevorstehenden Termin, falls er aus irgendwelchen Gründen vergessen wurde und zweitens, geben Sie den Patienten dadurch die Möglichkeit den Termin rechtzeitig abzusagen, sollte dieser nicht eingehalten werden können.

Als Praxisinhaber wissen Sie genau, wie kostspielig und unpraktisch ein Nichterscheinen sein kann, erst recht, wenn Ihre Praxis gut frequentiert wird und eine aktive Warteliste besteht.

Software-Lösungen zur Terminerinnerung fördern die Pünktlichkeit der Patienten und reduzieren Terminausfälle!

Falls Sie Vorbehalte gegenüber automatisierten Erinnerungen haben, lohnt sich ein Blick auf aktuelle Forschungsergebnisse. Studien zeigen, dass SMS-Terminerinnerungen die Anzahl nichterscheinender Patienten um bis zu 50 % senken können. Dies macht nicht nur bei kleineren Praxen einen nicht zu verachtenden Unterschied, sondern hilft auch den stärker frequentierten dabei, einen besseren Überblick über das Tagesgeschehen zu erhalten.

Ihre Terminverwaltungssoftware sollte es Ihnen ermöglichen, mehrere Erinnerungen simultan zu versenden, welche individuell angepasst werden können. Somit können Sie beispielsweise eine E-Mail-Erinnerung ein bis zwei Wochen im Voraus versenden und eine weitere SMS-Erinnerung zwei Tage vor dem vereinbarten Termin.

Wenn möglich (besonders wenn Sie oder Ihr Praxispersonal die Termine koordinieren), vergeben Sie die Termine überwiegend mittags und nachmittags. Dies hilft Ihnen dabei, zusammenhängende Zeitblöcke für maximale Produktivität zu nutzen. Falls Vormittags- oder Nachmittagstermine nicht ausgelastet sind, können Sie leere Blöcke für Mitarbeiterbesprechungen nutzen, sich auf bevorstehende Marketingmaßnahmen konzentrieren oder auch mal einen ruhigeren Nachmittag genießen.

Mit Hilfe einer Praxisverwaltungssoftware wie beispielsweise Patientify können Sie Notizen zu einzelnen Patienten hinterlegen, um somit stets den Überblick darüber zu behalten, welche Patienten regelmäßig absagen und aus welchen Gründen. Es könnte sein, dass manche Klienten zu bestimmten Zeiten nicht gut können, während andere oftmals Termine am Anfang der Woche stornieren.

Wenn ein Patient wiederholt aus ähnlichem Grund absagt, können Sie sich anpassen und zukünftige Termine auf andere Timeslots legen.

Die Wahrscheinlichkeit, dass ein Termin abgesagt wird, lässt sich anhand des bisherigen Verhaltens besser abschätzen. Wenn ihre Patienten häufiger absagen, so zeigen Statistiken, dass diese auch zukünftig wahrscheinlich weitere Termine verpassen werden.

Jeder verpasst irgendwann einmal einen Termin und der beste Ansatz ist es, Ihren Patienten 15-20 Minuten nach dem geplanten Beginn ihres Termins anzurufen.

Anstatt sie zu rügen, zeigen Sie Fürsorge und Verständnis und vereinbaren einen neuen Termin. In den meisten Fällen gibt es gute Gründe für ein Nichterscheinen und durch proaktives Nachfassen werden auch Sie zukünftig besser mit diesen Situationen planen können!