Die Kunst der Terminplanung

Eine effektive Terminplanung ermöglicht es Ihnen und Ihrem Praxisteam, den Überblick zu bewahren und Ihren Arbeitsalltag effizient zu managen zu können. Dies wirkt sich nicht nur positiv auf das Mindset aus, sondern hat auch einen erheblichen Einfluss auf den Erfolg Ihrer Praxis.

Ein voller Terminkalender ist der Wunsch eines jeden Praxisinhabers. Wenn die Patienten jedoch absagen oder im schlimmsten Fall einfach nicht erscheinen, kann Ihr Terminkalender trotz bester Bemühungen schnell einige unschöne Lücken aufweisen. Doch wie gehen Sie vor, wenn Ihr Terminkalender aufgrund ineffizienter Planung mit Lücken gefüllt ist?

Wir haben bereits einigen Praxisinhabern in den Bereichen Physiotherapie, Ergotherapie, Psychotherapie, sowie allerlei Privatpraxen mit unserer Praxissoftware dabei helfen können, ihr Patientenmanagement zu optimieren. An diesem Punkt möchten wir Ihnen folgende Tipps mit auf den Weg geben:

Terminerinnerungen sind ein MUSS

Das Versenden von automatisierten Terminerinnerungen an Ihre Patienten hat zwei enorm wichtige Vorteile. Erstens, die Erinnerung an einen bevorstehenden Termin, falls er aus irgendwelchen Gründen vergessen wurde und zweitens, geben Sie den Patienten dadurch die Möglichkeit den Termin rechtzeitig abzusagen, sollte dieser nicht eingehalten werden können.

Als Praxisinhaber wissen Sie genau, wie kostspielig und unpraktisch ein Nichterscheinen sein kann, erst recht, wenn Ihre Praxis gut frequentiert wird und eine aktive Warteliste besteht.

Software-Lösungen zur Terminerinnerung fördern die Pünktlichkeit der Patienten und reduzieren Terminausfälle!

Falls Sie Vorbehalte gegenüber automatisierten Erinnerungen haben, lohnt sich ein Blick auf aktuelle Forschungsergebnisse. Studien zeigen, dass SMS-Terminerinnerungen die Anzahl nichterscheinender Patienten um bis zu 50 % senken können. Dies macht nicht nur bei kleineren Praxen einen nicht zu verachtenden Unterschied, sondern hilft auch den stärker frequentierten dabei, einen besseren Überblick über das Tagesgeschehen zu erhalten.

Ihre Terminverwaltungssoftware sollte es Ihnen ermöglichen, mehrere Erinnerungen simultan zu versenden, welche individuell angepasst werden können. Somit können Sie beispielsweise eine E-Mail-Erinnerung ein bis zwei Wochen im Voraus versenden und eine weitere SMS-Erinnerung zwei Tage vor dem vereinbarten Termin.

Planen Sie Termine ab Mittag

Wenn möglich (besonders wenn Sie oder Ihr Praxispersonal die Termine koordinieren), vergeben Sie die Termine überwiegend mittags und nachmittags. Dies hilft Ihnen dabei, zusammenhängende Zeitblöcke für maximale Produktivität zu nutzen. Falls Vormittags- oder Nachmittagstermine nicht ausgelastet sind, können Sie leere Blöcke für Mitarbeiterbesprechungen nutzen, sich auf bevorstehende Marketingmaßnahmen konzentrieren oder auch mal einen ruhigeren Nachmittag genießen.

Verfolgen Sie die Absagen Ihrer Patienten

Mit Hilfe einer Praxisverwaltungssoftware wie beispielsweise Patientify können Sie Notizen zu einzelnen Patienten hinterlegen, um somit stets den Überblick darüber zu behalten, welche Patienten regelmäßig absagen und aus welchen Gründen. Es könnte sein, dass manche Klienten zu bestimmten Zeiten nicht gut können, während andere oftmals Termine am Anfang der Woche stornieren.

Wenn ein Patient wiederholt aus ähnlichem Grund absagt, können Sie sich anpassen und zukünftige Termine auf andere Timeslots legen.

Die Wahrscheinlichkeit, dass ein Termin abgesagt wird, lässt sich anhand des bisherigen Verhaltens besser abschätzen. Wenn ihre Patienten häufiger absagen, so zeigen Statistiken, dass diese auch zukünftig wahrscheinlich weitere Termine verpassen werden.

Jeder verpasst irgendwann einmal einen Termin und der beste Ansatz ist es, Ihren Patienten 15-20 Minuten nach dem geplanten Beginn ihres Termins anzurufen.

Anstatt sie zu rügen, zeigen Sie Fürsorge und Verständnis und vereinbaren einen neuen Termin. In den meisten Fällen gibt es gute Gründe für ein Nichterscheinen und durch proaktives Nachfassen werden auch Sie zukünftig besser mit diesen Situationen planen können!