Praxis-Automatisierung: Abläufe, die sich selbst erledigen

Wiederkehrende Routinen laufen in Patientify automatisch: Terminerinnerungen, Folgetermin-Vorschläge, Mahnlauf, Bewertungs-Einladungen. Du legst die Regel fest, Patientify kümmert sich um den Rest.

  • Trigger: Termin erstellt, storniert oder verschoben, neuer Patient
  • Aktionen: E-Mail oder SMS senden, Patienten in Gruppen verschieben
  • Fünf Vorlagen zum Start, jede Regel einzeln an- und abschaltbar
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Praxis-Workflows: Regel einmal festlegen, dann läuft sie

Du legst Auslöser und Aktion einmal fest. Danach laufen Erinnerungen und Folgetermin-Hinweise ohne dein Zutun, jede Regel lässt sich einzeln ein- und ausschalten.

  • Zettelnotiz: nicht vergessen, Frau X anzurufen
  • Geburtstagsgruß vergessen
  • Folgetermin nicht nachgehakt
  • Mahnungen manuell verschicken

  1. Auslöser wählen

    Termin erstellt, storniert, verschoben oder neue Patientin.

  2. Bedingung festlegen

    Optional nach Patientengruppe oder Terminart eingrenzen.

  3. Aktion bestimmen

    E-Mail senden, SMS senden oder in eine Gruppe verschieben.

  4. Regel läuft

    Patientify führt sie bei jedem passenden Ereignis aus.

  5. Übersicht

    Status aktiv oder inaktiv, jederzeit anpassbar.

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Was Automatisierungen im Detail leisten

Eine Automatisierung besteht aus Trigger, optionaler Bedingung und einer oder mehreren Aktionen. Was Patientify damit heute abdeckt, steht hier ohne Ausschmückung.

Workflow-Editor: Trigger, Bedingung, Aktion

Du wählst den Auslöser, grenzt optional nach Patientengruppe oder Terminart ein und hängst Aktionen an: E-Mail, SMS oder Gruppenwechsel. Zum Start gibt es fünf Vorlagen, jede Automatisierung lässt sich einzeln aktivieren oder deaktivieren.

  • Trigger: Termin erstellt, storniert, verschoben, Patient angelegt
  • Zeit-Trigger vor und nach dem Termin
  • Bedingung nach Gruppe oder Terminart
  • Mehrere Aktionen nacheinander
  • Fünf Vorlagen als Ausgangspunkt

Terminerinnerungen mehrstufig

Die Bestätigung geht direkt nach der Buchung raus, die Erinnerung 24 Stunden vorher per E-Mail, zwei Stunden vorher per SMS. Wird ein Termin verschoben oder storniert, bekommt die Patientin die neue Lage automatisch mitgeteilt.

  • Bestätigung bei Kalender- und Online-Buchung
  • E-Mail 24 h vorher, SMS 2 h vorher
  • Info bei Verschiebung und Storno
  • Platzhalter für Datum, Uhrzeit, Absage-Link

Nach dem Termin: Bewertung und Folgetermin

Der Trigger „X Stunden oder Tage nach Termin" schickt drei Tage nach dem Besuch eine E-Mail mit Bewertungslink oder nach sechs Wochen einen Hinweis auf den Folgetermin mit Link zur Online-Buchung. Über die Bedingung Terminart trifft das nur die Behandlungen, bei denen es passt.

  • Trigger X Tage nach Termin
  • Bewertungslink per E-Mail
  • Folgetermin-Hinweis mit Buchungslink
  • Nur für ausgewählte Terminarten

Patientengruppen automatisch pflegen

Neue Patienten bekommen beim Anlegen eine Willkommens-E-Mail mit Portal-Hinweis und Anfahrt. Die Aktion „Patient in Gruppe verschieben" sortiert danach zum Beispiel von Neupatient nach Bestandspatient, und diese Gruppe dient anderen Automatisierungen als Bedingung.

  • Trigger Patient angelegt
  • Willkommens-E-Mail mit Praxisinfos
  • Aktion: Patient in Gruppe verschieben
  • Gruppen als Filter für weitere Workflows

Mahnlauf automatisiert

Der Mahnlauf ist keine Workflow-Regel, sondern eine Einstellung im Mahnwesen. Ein täglicher Lauf legt für überfällige Rechnungen das Mahnverfahren an und verschickt die Mahn-E-Mail mit PDF, sobald Karenztage und Abstand erreicht sind. Bei Zahlungseingang endet das Verfahren.

  • Mahnverfahren automatisch anlegen
  • Mahn-E-Mail automatisch mit PDF
  • Karenztage, Abstand, Gebühr pro Stufe
  • Pausieren bei Rückfrage, Abschluss bei Zahlung

Zahlen aus dem laufenden Betrieb

Patientify unterstützt Praxen unterschiedlicher Größe, von der Einzelpraxis bis zur Gemeinschaftspraxis mit gemischten Fachrichtungen.

  • Kunden arbeiten mit Patientify

    600+

  • Patientinnen und Patienten verwaltet

    120.000

  • Termine kumulativ geplant

    300.000

Häufige Fragen zu Automatisierungen & Workflows

Fehlt deine Frage? Schreib uns an info@patientify.io oder im Kontaktformular.

Wer diese Funktion am meisten nutzt

Zielgruppe

Heilpraktiker

Bewertungseinladung und Folgetermin-Hinweis nach dem Termin.

Zielgruppe

Ergotherapie

Terminerinnerungen und Folgetermin-Hinweise für Verordnungsserien.

Zielgruppe

Ästhetische Medizin

Nachsorge-Hinweis per E-Mail einige Tage nach dem Eingriff.

Das spielt direkt zusammen

Funktion

Terminkalender und Erinnerungen

Trigger für SMS- und E-Mail-Erinnerungen rund um Termine.

Funktion

Online-Terminbuchung

Bestätigungs- und Folge-Workflows nach jeder Online-Buchung.

Funktion

Mahnwesen

Mahnstufen ohne manuelles Anstoßen, automatisch nach Frist.

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Welche Routinen sich wirklich automatisieren lassen.

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