Die Heilmittelverordnung (Muster 13) ist der vom Arzt ausgestellte Schein, auf dessen Grundlage Ergo-, Logo-, Physio- und Podologinnen eine Therapie erbringen und anschließend mit der Krankenkasse abrechnen. In der Praxis wandert der Schein lange als Papier durch die Praxis: Annahme beim Erstkontakt, Ablage im Ordner, bei Abrechnung heraussuchen, Einheiten manuell eintragen, monatlich an das Abrechnungszentrum versenden. Jede dieser Stationen ist eine potenzielle Fehlerquelle – ein vergessener Eintrag, ein falsch gezählter Saldo, ein verlegter Schein. Digital wird der Ablauf erheblich einfacher und weniger fehleranfällig. Dieser Ratgeber erklärt, was Muster 13 enthält, wie Du die Verordnung digital erfasst, Serien trackst und die Abrechnung monatlich sauber an das Zentrum übergibst.
Muster 13: Was die Verordnung enthält
Muster 13 enthält alle rechtlich relevanten Informationen für Abrechnung und Dokumentation. Jedes Feld ist Pflichtfeld für die korrekte Abrechnung nach §302 SGB V:
- Versicherungsdaten der Patientin (Name, Geburtsdatum, Krankenkasse, Versichertennummer)
- Verordnendes Praxis-IK (Institutionskennzeichen) und Arztname
- ICD-10-Code (Hauptdiagnose, ggf. Nebendiagnose)
- Indikationsschlüssel (z. B. SP1 für Sprechstörung, EN1 für sensomotorische Entwicklungsstörung, WS3 für Wirbelsäulensyndrom)
- Heilmittel-Position (z. B. KG für Krankengymnastik, MT für manuelle Therapie, Logopädie, Ergotherapie sensomotorisch-perzeptiv)
- Anzahl der Einheiten, Therapiefrequenz pro Woche und ggf. besondere Hinweise (Hausbesuch, Doppelbehandlung, Therapieeinheit als Gruppe)
- Ausstellungsdatum und Unterschrift des verordnenden Arztes
Seit Einführung der „blanko verordnungsfähigen Heilmittel" nach §125a SGB V gibt es zusätzliche Freiheiten für bestimmte Berufsgruppen: Die Therapeutin entscheidet selbst über Auswahl und Frequenz innerhalb der vom Arzt definierten Grenzen. Diese Blankoformulare erfordern eine entsprechende Zulassung der Therapeutin und werden nicht von jeder Kasse in jedem Bundesland akzeptiert – hier lohnt eine Prüfung mit dem zuständigen Verband vor der ersten Anwendung.
Verordnung digital erfassen
Es gibt heute zwei Wege, Muster 13 digital zu erfassen, und beide haben ihren Platz im Praxisalltag. Der erste Weg ist Scan oder Foto: Die Praxis fotografiert oder scannt die Papier-Verordnung direkt bei Annahme. Pflichtfelder werden manuell in die Maske übertragen, das Scan-Bild wird als Anhang zur Verordnung in der Akte abgelegt. Plausibilitätsprüfungen helfen, Eingabefehler zu finden: fehlender ICD-10, unpassendes Heilmittel zur Diagnose, inkonsistente Frequenz. Der zweite Weg ist die elektronische Verordnung: Wenn die verordnende Praxis über die Telematik-Infrastruktur elektronisch ausstellt, kommt die Verordnung direkt als strukturierter Datensatz in Dein System – ohne manuelle Übertragung. Das ist der künftige Standard, aber heute noch nicht flächendeckend. Der Scan-Weg ist aktuell der Normalfall. Wichtig: Der Scan muss in ausreichender Qualität vorliegen, damit alle Felder lesbar sind und bei einer Kassenprüfung als Nachweisdokument akzeptiert wird.
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Behandlungsserien planen und tracken
Sobald die Verordnung erfasst ist, planst Du die Behandlungsserie im Kalender. Typisch sind zehn Einheiten zu 30 oder 45 Minuten, bei einer Frequenz von zwei Einheiten pro Woche. Die Termine werden als verknüpfte Serie angelegt, jede erbrachte Einheit zählt den Verordnungs-Saldo automatisch herunter. Das verhindert, dass mehr Einheiten abgerechnet werden als verordnet – ein Fehler, der bei Kassenprüfungen zur Rückforderung führt. Außerdem erkennt das System, wenn eine Einheit abgesagt und nicht nachgeholt wurde, und kann den Saldo entsprechend anpassen. Zwei Wochen vor Ablauf der letzten verordneten Einheit erinnert das System automatisch: Folgeverordnung anfordern. Das ist klinisch wie abrechnungstechnisch wichtig, denn eine Behandlung, die wegen fehlender Folgeverordnung unterbrochen wird, schadet dem Therapieerfolg und erzeugt Rückfragen der Kasse.
Sitzungs-Dokumentation als Abrechnungs-Basis
Jede Sitzung wird zeitnah dokumentiert – nicht nur, weil die Dokumentation nach §630f BGB und den Heilmittel-Richtlinien gesetzlich verlangt ist, sondern weil sie die Grundlage für die Abrechnung und für Rückfragen der Krankenkasse bildet. Eine Dokumentation, die drei Tage nach der Sitzung aus dem Gedächtnis rekonstruiert wird, ist klinisch unzuverlässig und bei einer Prüfung angreifbar. Strukturierte Vorlagen pro Heilmittelbereich – Übungsprotokoll für Physiotherapie, Sprachentwicklungs-Verlauf für Logopädie, Greifentwicklung für Ergotherapie – erleichtern die vollständige Dokumentation. Ein Tablet oder Laptop im Behandlungsraum ermöglicht die Eingabe unmittelbar nach der Sitzung, bevor der nächste Patient wartet. In Patientify wird jede Sitzungsdokumentation mit Zeitstempel gespeichert und ist Teil der unveränderlichen Akte – Änderungen werden im Audit-Log festgehalten.
Abrechnung an das Zentrum
Am Ende des Abrechnungszeitraums – meist monatlich – wird ein Export erzeugt. Die gängigen Abrechnungszentren (Opta Data, azh, azm, rza) akzeptieren das PADnext-Format nach §302 SGB V. Dieses maschinenlesbare Format enthält pro Patientin und Verordnung die erbrachten Einheiten, Leistungsziffern und Beträge sowie alle Pflichtfelder aus der Verordnung. Fehlt ein Feld im Export oder stimmt ein Wert nicht mit der Originalverordnung überein, gibt das Abrechnungszentrum den Fall zurück – und die Abrechnung verzögert sich um einen Monat. Das Zentrum übernimmt Prüfung, Übermittlung an die Krankenkasse und Zahlungsabwicklung. Bei Rückmeldung des Zentrums wird der Zahlungseingang in Patientify in der jeweiligen Verordnung markiert – damit ist der Kreislauf von Verordnungsannahme bis zur bezahlten Abrechnung geschlossen und lückenlos dokumentiert.
Folgeverordnung rechtzeitig anstoßen
Vor Ablauf einer Verordnung braucht die Patientin idealerweise bereits die Folgeverordnung in der Hand. Das läuft über die verordnende Praxis: Die Therapeutin schreibt einen Verlaufsbericht mit den bislang erreichten und noch offenen Therapiezielen, der dem Arzt als Entscheidungsgrundlage dient. Ohne diesen Bericht verlängern manche Praxen routinemäßig, andere verordnen nicht weiter – mit der Folge, dass die Therapie abbricht. Ein guter Verlaufsbericht enthält die erbrachten Einheiten, die angewendeten Methoden, eine knappe Beschreibung des Therapieverlaufs (was hat sich verbessert, was ist noch offen) und einen konkreten Vorschlag für die Folgeverordnung (Heilmittel, Einheitenzahl, Frequenz). Digitale Praxissoftware generiert diesen Bericht auf Basis der dokumentierten Sitzungen. Du ergänzt den freien Text, exportierst als PDF und versendest DSGVO-konform verschlüsselt an die verordnende Praxis – bei rechtzeitigem Versand hat die Patientin den neuen Schein vor der letzten Sitzung, ohne Unterbrechung der Therapie.