Praxisgründung: Die Software-Checkliste für den Start

Eine Praxis zu eröffnen ist eine der arbeitsintensivsten Phasen im Berufsleben. Die Software-Entscheidungen, die Sie in den ersten Monaten treffen, prägen die nächsten Jahre – im Guten wie im Unguten. Wer früh die richtigen Bausteine wählt, spart sich später Umzugs-Schmerzen und verlorene Stunden. Diese Checkliste zeigt, was Sie wirklich brauchen – und was Sie getrost später nachrüsten können. Nicht behandelt werden hier Themen wie TI-Konnektor-Anbindung oder KIM-Kommunikation – diese sind für GKV-Vertragsärzte relevant, nicht für das Privatarzt- und Heilberufler-Umfeld, das diese Checkliste adressiert.

Software-Kern: Was Sie ab Tag 1 brauchen

In der ersten Woche brauchen Sie:

• Praxissoftware mit Patientenakte, Termin­kalender und Rechnungs­funktion
• E-Mail-Postfach mit eigener Praxis-Domain (nicht @gmail.com)
• Bankkonto – separat vom privaten Konto
• Steuerberatungs-Kontakt, idealerweise mit DATEV-Anbindung
• Einfache Website mit Anschrift, Kontakt, Leistungsübersicht

Alles andere kommt in den ersten drei Monaten rollend dazu. Sie müssen am Tag der Eröffnung nicht alle Module integriert haben. Die Reihenfolge der Einrichtung hat dabei eine Logik, die viele Gründerinnen unterschätzen: Zuerst legen Sie den Mandanten in der Praxissoftware an – mit Praxisname, Steuernummer, Bankverbindung und Logo. Erst dann richten Sie das Bankkonto als Zahlungsziel in der Software ein. Erst dann verbinden Sie einen Zahlungsanbieter wie Stripe oder SumUp, der auf dieses Bankkonto auszahlt. Wer diese Reihenfolge vertauscht, stellt fest, dass Rechnungen nicht korrekt erzeugt werden können oder Zahlungseingänge auf ein falsches Konto laufen. Der Aufwand für diesen Grundschritt liegt bei etwa zwei bis drei Stunden – nimmt man sich die Zeit, erspart man sich Korrekturen in den ersten Wochen.

Abrechnung: GOÄ, GebüH, Heilmittel

Je nach Fachgebiet unterscheidet sich die Abrechnungs­welt:

• Privatarzt: GOÄ, ggf. IGeL-Abrechnung, Beihilfe-Tarife.
• Heilpraktiker: GebüH, PKV-Kostenerstattung, reine Selbstzahler-Rechnungen.
• Ergo / Logo / Physio / Podo: Heilmittel-Abrechnung über ein Abrechnungszentrum (Opta Data, azh, azm, rza), Zuzahlung, Privatrechnung.
• Ästhetische Medizin: Privatrechnung, Anzahlung, oft umsatzsteuer­pflichtig bei nicht-medizinischen Leistungen.

Entscheiden Sie früh: Welche Abrechnungs­szenarien trifft es bei Ihnen? Die Praxissoftware sollte diese Szenarien abbilden, ohne dass Sie mit Excel nachrechnen müssen. Ein häufiger Fehler beim Start: Die Software wird mit einem Tarif eingerichtet, aber der GOÄ-Steigerungsfaktor wird nicht konfiguriert. Der Regelsatz der GOÄ liegt bei Faktor 1,0 – die meisten Leistungen werden aber nach Faktor 2,3 oder 3,5 berechnet, je nach Aufwand und Leistungsumfang. Wenn Ihr System ohne Faktor-Konfiguration Rechnungen erstellt, weisen diese den Regelsatz aus, und PKV-Erstattungen werden auf Basis eines falschen Honorars berechnet. Prüfen Sie diesen Punkt beim Setup Ihrer Software explizit und testen Sie mindestens eine GOÄ-Rechnung mit einer Testpatientin, bevor Sie live gehen. Der Testlauf dauert etwa 30 Minuten und verhindert Rechnungskorrekturen im laufenden Betrieb.

Kommunikation: E-Mail, SMS, Portal

Kommunikationskanäle in der Praxis:

• E-Mail: Hauptkanal. Eigene Praxis-Domain, seriöser Absender, DSGVO-konform.
• SMS: für Termin­erinnerungen unschlagbar. Anbieter wie Twilio oder ein integriertes Modul.
• Telefon: eigene Praxis-Nummer mit Anrufbeantworter oder Rückrufservice.
• Patientenportal: optional, später nachrüstbar. In den ersten Monaten nicht zwingend.

Zur E-Mail: Verwenden Sie von Anfang an eine Adresse unter Ihrer eigenen Domain, also z. B. info@praxis-muster.de statt praxismuster@gmail.com. Das hat drei Gründe. Erstens wirkt es professionell – PKV-Patienten und Überweiser nehmen eine eigene Domain als Signal für eine etablierte Praxis wahr. Zweitens ist es technisch für den DSGVO-konformen Versand relevanter: Eigene Domains können mit SPF-, DKIM- und DMARC-Einträgen abgesichert werden, was verhindert, dass E-Mails im Spam landen oder missbraucht werden. Drittens erleichtert es spätere System-Wechsel: Wenn Sie die Praxissoftware tauschen, bleibt die E-Mail-Adresse – bei gmail.com ist das E-Mail-Konto von der Software getrennt, bei eigener Domain sowieso.

Buchhaltung und Steuerbüro

Von Tag 1 an gilt: jede Rechnung fließt in die Buchhaltung. Das muss nicht kompliziert sein, aber systematisch:

• DATEV-Export aus der Praxissoftware
• Monatlicher Upload an das Steuerbüro
• Klare Kontentrennung: Praxis-Umsatz, Privatentnahme, Investitionen

Wer gleich zu Beginn sauber arbeitet, spart sich in der ersten Steuererklärung viele Stunden. Und vermeidet die „Pendelordner-Phase", in der Belege zwischen Praxis, Auto und Steuerberaterin hin und her wandern. Der DATEV-Export aus der Praxissoftware dauert im Normalfall weniger als fünf Minuten monatlich: Sie wählen den Zeitraum, exportieren die Datei im DATEV-Format und laden diese ins Mandantenportal Ihrer Steuerberaterin hoch. Viele Steuerbüros stellen dafür einen DATEV-Unternehmen-Online-Zugang bereit. Die Alternative – Belege einscannen und per E-Mail senden – verursacht im ersten Quartal schätzungsweise drei bis fünf Stunden Mehraufwand und erhöht die Fehlerquote durch manuelle Zuordnung. Der DATEV-Weg ist in der Praxis der Zeitgewinn, der am wenigsten sichtbar ist, aber am konstant meisten bringt.

DSGVO ab Tag 1

DSGVO ist keine Übergangs­regelung. Am ersten Behandlungstag muss die Datenschutz-Dokumentation stehen:

• Verzeichnis der Verarbeitungs­tätigkeiten
• AVV mit Praxissoftware-Anbieter, Hosting, ggf. Abrechnungs­zentrum
• Datenschutz­erklärung auf der Website
• Einwilligungs-Vorlagen für Patientinnen (in der Akte hinterlegt)
• Ansprechpartner für Datenschutz (bei kleiner Praxis ohne benannten DSB)

Mehr dazu im DSGVO-Ratgeber.

Besondere Aufmerksamkeit verdient der AVV mit dem Praxissoftware-Anbieter. Nach Art. 28 DSGVO ist ein schriftlicher Auftragsverarbeitungsvertrag Pflicht, sobald ein Dritter Gesundheitsdaten in Ihrem Auftrag verarbeitet. Das betrifft die Praxissoftware, das Hosting, das Abrechnungszentrum und ggf. einen E-Mail-Dienstleister. Gute Praxissoftware stellt den AVV als festen Bestandteil des Onboarding-Prozesses bereit – fragen Sie explizit danach und speichern Sie das unterzeichnete Dokument in Ihrem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Bei einer Datenpanne ohne gültigen AVV drohen Bußgelder von bis zu 10 Millionen Euro oder 2 % des weltweiten Jahresumsatzes. Das ist kein theoretisches Risiko – die Datenschutzkonferenz der Länder hat in den vergangenen Jahren mehrfach Praxen geprüft und AVV-Lücken als Bußgeldtatbestand gewertet.

Marketing-Basics: Website, Google-Profil, Bewertungen

Für die ersten Patientinnen brauchen Sie Sichtbarkeit:

• Eigene Website mit Anfahrt, Telefonnummer, Leistungs­spektrum, Online-Termin­buchung
• Google Business-Profil verifiziert und gepflegt (Öffnungszeiten, Fotos, Leistungen)
• Bewertungsstrategie: aktiv um ehrliche Bewertungen bitten, wenn eine Patientin zufrieden ist

SEO und Social Media sind Projekte für Monat 2 bis 6, nicht für Woche 1. Das Google Business-Profil ist dagegen ab Tag 1 relevant: Es erscheint in der lokalen Suche und auf Google Maps, wenn jemand nach „Heilpraktiker Mannheim" oder „Osteopath München Schwabing" sucht. Die Verifikation dauert in der Regel fünf bis sieben Werktage per Postkarte – beantragen Sie sie daher mindestens zwei Wochen vor dem geplanten Eröffnungsdatum. Tragen Sie Ihre Öffnungszeiten vollständig ein, laden Sie drei bis fünf Fotos der Praxis hoch und listen Sie Ihre Leistungen. Ein vollständig gepflegtes Profil rangiert in der lokalen Suche deutlich besser als ein leeres oder unvollständiges.

30-Tage-Plan für die Gründung

Ein pragmatischer Plan für die ersten 30 Tage nach Praxis-Eröffnung:

1. Tag 1 bis 7: Praxissoftware einrichten, Stammdaten pflegen, ersten Termin-Kalender testen.
2. Tag 8 bis 14: Rechnungslogik (GOÄ, GebüH, Heilmittel) testen, erste Rechnung mit Testpatientin erzeugen, DATEV-Export prüfen.
3. Tag 15 bis 21: Online-Terminbuchung, Anamnese-Online-Bogen und SMS-Erinnerungen scharf schalten.
4. Tag 22 bis 30: Google-Profil, Website-Feinschliff, erste Werbung (z. B. Visitenkarten, Flyer an Partner-Praxen).

Tag 1 bis 7 klingt nach wenig, aber der Aufwand für eine saubere Ersteinrichtung liegt erfahrungsgemäß bei fünf bis acht Stunden – aufgeteilt auf drei Sitzungen. Wer diesen Block unter Zeitdruck überspringt, kämpft in Woche drei damit, dass Rechnungen falsch adressiert sind oder der Kalender nicht mit dem Smartphone synchronisiert. Tag 8 bis 14 sollte mindestens eine vollständige Testrechnung mit Stornierung und Neuausstellung umfassen – damit Sie wissen, wie der Prozess läuft, bevor echte Patientinnen betroffen sind. Tag 15 bis 21 ist der Block, der die meiste Außenwirkung hat: Wenn die erste Patientin einen Termin online bucht, eine Bestätigung erhält und 24 Stunden vorher per SMS erinnert wird, ist das der erste Moment, in dem Ihre Praxis wie eine digitale Praxis wirkt. Tag 22 bis 30 ist bewusst letzter Punkt – nicht weil er unwichtig ist, sondern weil die operativen Grundlagen stehen müssen, bevor Patientinnen kommen.

Und dann: arbeiten, beobachten, nachjustieren. Die Software soll dienen, nicht dominieren. Jeder Monat bringt neue Details – aber das Fundament steht nach 30 Tagen.