Praxissoftware wechseln, ohne Patientendaten zu verlieren

Eine Praxissoftware wechselt man nicht aus Laune. Meistens steht ein konkreter Anlass dahinter: schlechter Support, eine Oberfläche aus den frühen 2000ern, fehlende Funktionen für die Privatabrechnung oder ein Preis, der jedes Jahr steigt, ohne dass das Produkt besser wird. Der Wunsch ist da, der Schritt bleibt trotzdem oft aus. Der Grund ist fast immer derselbe: die Angst, dass beim Umzug Patientendaten verloren gehen. Zehn Jahre Behandlungsverlauf, Befunde, Dokumente – wenn davon etwas fehlt, fehlt es genau dann, wenn die Patientin wieder vor Dir sitzt. Dieser Ratgeber erklärt, wie der Datenumzug technisch funktioniert, welche Formate dabei eine Rolle spielen und worauf Du achten musst, damit der Wechsel kein Datenverlust wird.

Wann sich ein Wechsel lohnt

Ein Anbieterwechsel ist Aufwand, der sich rechnen muss. Sinnvoll wird er, wenn die alte Software den Alltag bremst statt ihn zu tragen: wenn der Support bei dringenden Problemen nicht erreichbar ist, wenn Funktionen für Deine Berufsgruppe fehlen, wenn Du für GOÄ-, GebüH- oder Heilmittel-Abrechnung Behelfslösungen in Excel baust, oder wenn die Software auf einem alten Server läuft, den niemand mehr warten will. Umfragen unter Praxen, die tatsächlich gewechselt haben, zeichnen ein klareres Bild als die Angst vermuten lässt: Die große Mehrheit berichtet, dass die Datenmigration reibungslos und mit angemessenem Aufwand verlief. Die Qualität schwankt allerdings je nach Quell-System erheblich. Deshalb lohnt es sich, vor dem Wechsel zu klären, wie gut das eigene Altsystem seine Daten herausgibt.

Was beim Wechsel mit Deinen Daten passiert

Technisch ist eine Datenmigration ein Auslese- und Einlese-Vorgang. Aus der Datenbank der alten Software werden die Daten exportiert und in einem Transferpaket gespeichert, das neben den strukturierten Datensätzen auch Bilder, Dokumente und Arztbriefe enthält. Dieses Paket liest das neue System wieder ein. Damit das funktioniert, brauchen beide Seiten ein gemeinsames Format. Genau dafür gibt es in Deutschland die xDT-Familie: eine Gruppe standardisierter Austauschformate, die von der Kassenärztlichen Bundesvereinigung definiert wurden. Wichtig zu verstehen: Deine Daten gehören Dir, nicht dem Software-Haus. Manche Anbieter machen den Export trotzdem schwer, um den Wechsel zu bremsen. Ein sauberer Standard-Export ist das Gegenmittel.

BDT, GDT, LDT, FHIR: die Formate kurz erklärt

Vier Kürzel tauchen beim Thema Datenaustausch immer wieder auf. Sie klingen ähnlich, machen aber Unterschiedliches:

• BDT (Behandlungsdatentransfer): beschreibt die kompletten Behandlungsdaten einer Praxis – Stammdaten, Behandlungsverlauf, referenzierte Dokumente. Gebaut für den Austausch zwischen Arztsystemen, also das Format für den Praxiswechsel.
• GDT (Gerätedatentransfer): verbindet medizinische Geräte mit der Praxissoftware. Ein EKG oder ein Spirometer schreibt seinen Befund als GDT-Datei, die Software liest sie ein. Läuft laufend im Alltag.
• LDT (Labordatentransfer): bringt Laborbefunde aus dem Labor in die Akte. Ebenfalls ein laufender Vorgang, kein Einmal-Import.
• FHIR: ein moderner, internationaler Standard für strukturierten Datenaustausch über Web-Technologien. In Deutschland ist FHIR die technische Basis der gesetzlichen Wechselschnittstelle.

Für den Wechsel sind vor allem BDT und FHIR relevant. GDT und LDT betreffen den laufenden Betrieb danach. Eine gute Praxissoftware versteht alle vier.

BDT: Altdaten aus dem alten System

Der Behandlungsdatentransfer wurde Anfang der 1990er-Jahre von der KBV entwickelt und ist bis heute der gängigste Weg, Patientendaten von einem Praxissystem in ein anderes zu bringen. Nahezu jeder Hersteller kann ein BDT-Transferpaket erzeugen, und nahezu jeder kann es wieder einlesen. Das macht BDT zum kleinsten gemeinsamen Nenner beim Wechsel. Übernommen werden die Karteikarte mit den Stammdaten, der verlaufsbezogene Behandlungsverlauf und referenzierte externe Daten wie eingescannte Briefe und Anhänge. Die Schwäche des Formats ist gleichzeitig seine Stärke: BDT enthält viele optionale Felder. Das macht es flexibel, bedeutet aber auch, dass nicht jedes System jedes Feld gleich befüllt. Praxisspezifische Zusatzinformationen, eigene Textbausteine oder bestimmte Formatierungen lassen sich nicht immer vollständig als strukturierte Daten übernehmen. Deshalb gehört zu jedem BDT-Import ein Blick darauf, was im konkreten Transferpaket steckt.

AWS-Schnittstelle §371 SGB V und FHIR

Seit dem 1. Juli 2021 sind alle Praxissoftware-Hersteller gesetzlich verpflichtet, eine Archiv- und Wechselschnittstelle (AWS) nach §371 Abs. 1 SGB V bereitzustellen. Ziel des Gesetzgebers war es, den Systemwechsel zu erleichtern, indem alle Anbieter Daten in einem gemeinsamen, herstellerunabhängigen Format herausgeben. Technisch basiert diese Schnittstelle auf FHIR und liefert die Daten strukturiert in einem maschinenlesbaren Format, das einen vollständigen oder teilweisen Export erlaubt. Auf dem Papier ist die AWS-Schnittstelle der bessere Weg, weil sie standardisiert und gesetzlich garantiert ist. In der Praxis hat sie sich bisher nicht als primärer Migrationsweg durchgesetzt: Die Implementierung ist technisch anspruchsvoll und fehleranfällig, weshalb viele Migrationen weiterhin über das etablierte BDT-Format laufen. Beide Wege sind legitim. Welcher passt, hängt davon ab, wie gut das Quell-System die jeweilige Schnittstelle umsetzt.

Was übernommen wird – und was Du prüfen solltest

Die ehrliche Antwort lautet: das meiste, aber nicht blind. Stammdaten und Behandlungsverlauf kommen strukturiert mit, eingescannte Dokumente und Anhänge werden übernommen. Was Du vor dem Umstellungstag prüfen solltest, sind die Ränder: praxiseigene Textbausteine, individuelle Karteikarten-Felder, Verknüpfungen zu externen Programmen und sehr alte Datensätze aus früheren System-Generationen. Diese Dinge sind nicht zwangsläufig verloren, aber sie landen je nach Quell-System unterschiedlich. Ein Testimport vor dem eigentlichen Umzug zeigt, wie die Daten ankommen, bevor es ernst wird. Wer diesen Schritt überspringt, merkt erst am Stichtag, was fehlt – und dann ist die Praxis schon im neuen System.

Der Wechsel in drei Phasen

Eine Migration läuft in drei Phasen ab, und keine davon sollte man auslassen. In der Vorbereitungsphase wird die Übernahme geplant und getestet: Transferpaket vom Altanbieter anfordern, Testimport durchführen, Ergebnis prüfen, offene Punkte klären. Diese Phase sollte einige Wochen vor der Umstellung beginnen. Die Durchführungsphase ist der Umstellungstag selbst: Die Daten ziehen vom alten ins neue System um, vorher und nachher wird gesichert. Die Nachbereitungsphase fängt auf, was nicht glatt lief: einzelne Datensätze nacharbeiten, Mitarbeiterinnen einarbeiten, die ersten Tage im neuen System eng begleiten. Wer diesen Ablauf einhält und vorher testet, erlebt den Wechsel als planbaren Vorgang, nicht als Sprung ins Ungewisse.

Datenimport mit Patientify

Bei Patientify ist der Datenimport beim Wechsel kein Selbstbedienungs-Vorgang, den Du allein stemmen musst. Den BDT-Import übernimmt unser Team: Du lieferst das Transferpaket aus Deinem alten System, wir spielen es in Patientify ein, prüfen das Ergebnis gemeinsam mit Dir und korrigieren, was nicht sauber durchgelaufen ist. Wo Dein Altsystem die gesetzliche Wechselschnittstelle nach §371 SGB V bereitstellt, nutzen wir den FHIR-basierten Weg. Stammdaten aus Excel oder CSV lassen sich zusätzlich einspielen, alte PDF-Dokumente per Drag-and-Drop einpflegen. Für den laufenden Betrieb danach liest Patientify Geräte-Befunde über GDT und Laborbefunde über LDT automatisch in die richtige Akte ein. So ist der Wechsel kein Datenverlust, sondern ein Umzug mit Begleitung.