Videosprechstunde in der Psychotherapie: DSGVO

Videosprechstunde ist seit der Corona-Phase in der Psychotherapie etabliert, nicht als Notlösung, sondern als regulärer Behandlungskanal für einen Teil der Sitzungen. Nach den befristeten Sonderregelungen sind nun die Standards klar und dauerhaft: Video ist für definierte Sitzungstypen erlaubt, unter bestimmten rechtlichen Bedingungen und mit konkreten technischen Anforderungen an Verschlüsselung und Datenschutz. Dieser Leitfaden zeigt, was in der Praxis gilt, welche technischen Anforderungen nicht verhandelbar sind und wie du den Ablauf einer Videositzung so organisierst, dass er klinisch und datenschutzrechtlich sauber ist. Nicht Gegenstand dieses Leitfadens: die Abrechnung von Videositzungen im GKV-Kontext (dafür gelten KBV-Anlage 31b und die zuständigen KV-Vorgaben) sowie Sonderregelungen für Psychiatrie und stationäre Behandlung. Startet die Videositzung direkt aus dem Termin, wie in einer Praxissoftware für Psychotherapie mit Videosprechstunde, entfällt der separate Link-Versand und die Sitzung landet automatisch in der Akte.

Rechtlicher Rahmen

Berufsordnungen und SGB V erlauben die Videosprechstunde als Form der Fernbehandlung, sofern sie im Einzelfall vertretbar ist und die Sorgfalt gewahrt bleibt. Für die GKV-Abrechnung setzt die KBV einen Videodienstanbieter voraus, der nach Anlage 31b zum Bundesmantelvertrag-Ärzte zertifiziert ist, die Prüfung übernehmen unabhängige Zertifizierungsstellen, nicht die KBV selbst. Psychotherapeutinnen können nach KBV fast alle Leistungen der Psychotherapie-Richtlinie per Video anbieten, auch Sprechstunde und probatorische Sitzungen; die erste Sprechstunde und die erste probatorische Sitzung sollten nach KBV-Empfehlung möglichst in der Praxis stattfinden. Seit dem 1. April 2025 dürfen bis zu 50 Prozent der Patienten eines Quartals ausschließlich per Video behandelt werden, die frühere 30-Prozent-Grenze für einzelne Leistungen ist rückwirkend zum 1. Januar 2025 entfallen. Für Privatbehandlungen nach GOÄ gilt der Ermessensspielraum der Behandlerin, begrenzt durch Berufsordnung und Haftungsrecht, eine Quotenregelung gibt es dort nicht. Klinisch bleibt die Einschätzung: Videosprechstunde eignet sich für stabile Folgesitzungen, Begleitung im Verlauf und Kontrolltermine. Die Entscheidung trifft die Therapeutin auf Basis ihrer klinischen Einschätzung und dokumentiert sie in der Akte.

Technische Mindestanforderungen

Technische Anforderungen kommen aus drei Quellen: Datenschutzrecht (DSGVO), Berufsordnung und bei GKV-Abrechnung aus der KBV-Anlage 31b. Die wichtigsten nicht verhandelbaren Punkte:

• End-to-End-Verschlüsselung: Die Verbindung zwischen Therapeutin und Klientin muss verschlüsselt sein (DTLS-SRTP ist der technische Standard). Der Server darf die Gesprächsinhalte nicht entschlüsseln können.
• Keine serverseitige Aufzeichnung: Videogespräche werden nicht auf Servern gespeichert. Keine automatische Aufnahme, keine Cloud-Archivierung.
• Hosting in der EU: Server müssen in der Europäischen Union stehen, idealerweise in Deutschland, um das DSGVO-Datentransfer-Risiko zu minimieren.
• Signaling-Server: Die Verbindungsvermittlung läuft über einen Server, der ausschließlich Metadaten (IP-Adressen, Verbindungsaufbau) sieht, nicht den Gesprächsinhalt.
• AVV nach Art. 28 DSGVO: Mit dem Video-Anbieter ist zwingend ein Auftragsverarbeitungsvertrag abzuschließen, bevor der erste Termin stattfindet.

Einwilligung und Aufklärung

Vor der ersten Videositzung klärst du die Klientin umfassend auf und holst eine schriftliche, oder digital signierte, Einwilligung ein. Diese Aufklärung ist rechtlich Pflicht und klinisch sinnvoll, weil sie Erwartungen klärt und Sicherheit auf beiden Seiten schafft. Der Inhalt der Aufklärung umfasst: den technischen Ablauf und die Dauer einer Videositzung, welche Geräte und Browser die Klientin benötigt, wie die Datenschutz- und Verschlüsselungsmaßnahmen funktionieren (in verständlicher Sprache, nicht als Technikliste), die Anforderung an einen vertraulichen Raum, aus dem die Klientin teilnimmt (kein öffentliches WLAN, keine Angehörigen im Hintergrund), das Vorgehen bei technischem Ausfall (Anruf, Rückruf, ggf. Ausweichtermin), und, nicht zu vergessen, den Notfall-Plan für den Fall, dass die Klientin während der Sitzung akut gefährdet ist. Dieser letzte Punkt wird häufig als bürokratisch empfunden, ist aber Teil der Sorgfaltspflicht.

Ablauf einer Sitzung

Der typische Ablauf einer Videositzung in einer gut organisierten Praxis sieht so aus: Der Termin wird im Kalender angelegt, die Klientin erhält automatisch einen Einmal-Link per E-Mail. Kurz vor der vereinbarten Zeit öffnet die Klientin den Link im Browser, erlaubt Kamera- und Mikrofon-Zugriff und wartet im virtuellen Warteraum. Die Therapeutin startet den Raum, prüft kurz die Verbindungsqualität (Ton, Bild, Latenz) und beginnt die Sitzung. Während der Sitzung: Dokumentation parallel in einem zweiten Fenster mit der Patientenakte, als strukturiertes Protokoll oder freie Verlaufsnotiz. Am Ende: Termin formal abschließen, Dokumentation signieren (Zeitstempel), Folgetermin vorschlagen. Plane fünf bis zehn Minuten Puffer vor und nach der Sitzung ein, für technische Anlauf-Probleme, Verbindungsabbrüche, die einen Neustart erfordern, und für das Schreiben der Abschluss-Notiz, bevor die nächste Klientin wartet.

Dokumentation und Archivierung

Die Dokumentation einer Videositzung folgt denselben Regeln wie die einer Präsenzsitzung: vollständig, zeitnah und unveränderlich. Im Kontext der Videosprechstunde dokumentierst du zusätzlich, dass die Sitzung per Video stattfand, den verwendeten Dienst (für Nachweiszwecke bei Kassenprüfungen), und ggf. technische Besonderheiten wie eine instabile Verbindung, die zu einem Wechsel auf Audio-only geführt hat. Das Video selbst wird nicht aufgezeichnet und nicht archiviert. Wenn du im absoluten Ausnahmefall eine Aufnahme zu Supervisionszwecken anfertigst, mit ausdrücklichem schriftlichem Einverständnis der Klientin, gelten besondere Anforderungen an Speicherort (lokal, verschlüsselt, nicht in der Cloud), Löschfrist und Zugangsbeschränkung. Im Regelfall gilt: kein Mitschnitt, keine Ausnahme.

Grenzen der Videosprechstunde

Nicht jede Sitzung gehört ins Video. Situationen, in denen Präsenz therapeutisch überlegen ist und Video keine angemessene Alternative darstellt:

• Diagnostische Erstgespräche und Probatorik-Sitzungen mit hohem Strukturbedarf
• Traumatherapie mit Stabilisierungstechniken, die körperliche Präsenz erfordern
• Akute Krisen mit Suizidalität, Selbstverletzung oder fehlender Impulskontrolle
• Behandlungen, die körperliche Wahrnehmung und Nähe erfordern, seltener in der Psychotherapie, häufig in Osteopathie oder Ergotherapie
• Klientinnen ohne stabilen Internetzugang oder ohne vertraulichen Raum zu Hause

Die Entscheidung, ob Videosprechstunde im Einzelfall geeignet ist, trifft die Therapeutin auf Basis ihrer klinischen Einschätzung, dokumentiert in der Akte. Videosprechstunde ersetzt nicht die Präsenzarbeit, sondern ergänzt sie dort, wo sie der geeignetere Kanal ist, für stabile Klientinnen in laufender Therapie, die von der räumlichen Flexibilität profitieren, ohne an klinischer Qualität einzubüßen.

Quellen

Alle Angaben geprüft am 30.09.2026. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung.

• Kassenärztliche Bundesvereinigung: Videosprechstunde (zulässige Leistungen in der Psychotherapie, Obergrenzen seit 2025, Anforderungen an Videodienstanbieter nach Anlage 31b BMV-Ä).
• Datenschutz-Grundverordnung: Art. 28 (Auftragsverarbeitung), Art. 32 (Sicherheit der Verarbeitung).
• Bürgerliches Gesetzbuch: §630e BGB (Aufklärungspflichten), §630f BGB (Dokumentation).