Mahnwesen in der Privatpraxis, wenn Patienten nicht zahlen

Bei einer gesetzlich versicherten Patientin trägt am Ende die Kasse das Ausfallrisiko. Bei einem Selbstzahler trägst Du es. Ob GOÄ-Rechnung, GebüH-Honorar oder Heilmittel-Eigenanteil, wenn die Zahlung ausbleibt, ist das kein Buchhaltungsproblem, sondern ein direktes Loch in der Praxiseinnahme. Anders als im B2B-Geschäft kannst Du bei einer Patientin nicht einfach die Leistung stoppen, die Behandlung ist ja meistens längst erbracht. Was bleibt, ist ein sauberer Prozess: Fälligkeit, Mahnung, im Zweifel Verzugszinsen, und die Frage, wie lange eine Forderung überhaupt durchsetzbar ist. Dieser Ratgeber ordnet die rechtlichen Grundlagen und zeigt, wie eine Mahnstrecke praktisch aussieht, ohne dass Du jede offene Rechnung persönlich hinterhertelefonierst.

Wann eine Rechnung fällig wird

Bei der GOÄ (Gebührenordnung für Ärzte) regelt §12, dass das Honorar erst mit einer formgerecht erteilten Rechnung fällig wird, nicht schon mit der Behandlung selbst. Fehlt eine Pflichtangabe, etwa die Diagnose oder die einzelnen Leistungsziffern, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß und die Fälligkeit verschiebt sich. Bei Heilpraktikern und Therapeuten ohne GOÄ-Bindung gilt die freie Honorarvereinbarung, die GebüH (Gebührenordnung für Heilpraktiker) dient dabei nur als unverbindliche Orientierung.

Fällig ist eine Sache, in Verzug ist eine andere. Nach §286 Abs. 3 BGB kommt ein Zahlungspflichtiger spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug, ganz ohne separate Mahnung. Bei einem Verbraucher gilt das aber nur, wenn die Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hinweist. Ein einfacher Satz auf der Rechnung wie der Hinweis auf die 30-Tage-Frist reicht dafür meistens aus und lohnt sich, weil er Dir den ersten Mahnschritt spart.

Die Mahnstrecke: wie viele Stufen sinnvoll sind

In der Praxis hat sich ein dreistufiges Modell bewährt. Die erste Stufe ist eine freundliche Zahlungserinnerung ohne Gebühr, meistens zwei bis drei Wochen nach Fälligkeit. Reagiert die Patientin nicht, folgt eine erste Mahnung mit Gebühr, danach eine letzte Mahnung mit höherer Gebühr und dem Hinweis auf die nächsten Schritte. Zwischen den Stufen liegt genug Zeit, damit ein übersehener Zahlungseingang oder eine Urlaubsabwesenheit nicht sofort eskaliert.

Bleibt die dritte Mahnung ohne Ergebnis, bist Du an dem Punkt, an dem die Praxis selbst entscheiden muss, ob sich ein Anwalt oder ein Inkassobüro lohnt. Patientify übernimmt diesen Schritt nicht automatisch, dafür bleibt die komplette Historie strukturiert in der Akte dokumentiert und lässt sich für eine externe Bearbeitung exportieren.

Mahngebühren: was rechtlich zulässig ist

Für Mahngebühren gibt es keinen festen gesetzlichen Betrag, sie sollten sich am tatsächlichen Aufwand orientieren, also an Porto, Materialkosten und der Zeit für die Bearbeitung, und dürfen keine verdeckte Vertragsstrafe sein. In der Praxis sind gestaffelte Beträge üblich, die mit jeder Stufe steigen. Die Mahngebühr erscheint als eigene Position neben dem Hauptbetrag und ist umsatzsteuerpflichtig, weil sie ein zusätzliches Entgelt für die Bearbeitung darstellt, keine durchlaufende Auslage.

Verzugszinsen: möglich, aber nicht automatisiert

Sobald Verzug eingetreten ist, darfst Du nach §288 BGB Zinsen auf die offene Forderung verlangen, bei Verbrauchern fünf Prozentpunkte über dem jeweils gültigen Basiszinssatz. Ein vertraglicher Ausschluss dieses Anspruchs ist sogar unwirksam, das Recht auf Verzugszinsen steht Dir also grundsätzlich zu. In der Praxis lohnt sich der Aufwand bei kleinen Beträgen selten, bei größeren Honorarforderungen, etwa in der ästhetischen Medizin, sieht das anders aus.

Patientify berechnet Verzugszinsen bewusst nicht automatisch. Der Grund ist der ständig wechselnde Basiszinssatz und die Fehleranfälligkeit einer automatischen Berechnung ohne anwaltliche Prüfung im Einzelfall. Willst Du Verzugszinsen geltend machen, trägst Du den Betrag manuell in die Mahnung ein, die Mahnhistorie in der Akte gibt Dir dafür Fälligkeitsdatum und Zeitraum.

Verjährung von Honorarforderungen

Eine Honorarforderung verjährt nach der regelmäßigen Frist von drei Jahren (§195 BGB). Die Frist beginnt nicht am Rechnungsdatum, sondern zum Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist und Du von den Umständen und der Person des Schuldners Kenntnis hattest (§199 BGB). Eine Rechnung aus April 2026 verjährt damit grundsätzlich Ende 2029, sofern nichts dazwischenkommt.

Wichtig für den Praxisalltag: Eine private Mahnung, egal wie viele Stufen Du verschickst, unterbricht die Verjährung nicht. Nur ein gerichtliches Mahnverfahren oder eine Klage hemmen die Frist nach §204 BGB. Wer eine Forderung über Jahre nur mit Mahnungen offenhält, ohne rechtliche Schritte einzuleiten, riskiert am Ende, dass die Forderung verjährt ist, bevor sie überhaupt gerichtlich geltend gemacht wurde.

Mahnwesen mit Patientify

In Patientify läuft die Mahnstrecke standardmäßig über drei Stufen: freundliche Erinnerung nach 14 Tagen ohne Gebühr, erste Mahnung nach weiteren 30 Tagen, letzte Mahnung nach weiteren 45 Tagen, alle Fristen individuell anpassbar. Die Textbausteine pro Stufe sind frei editierbar, Anrede, Rechnungsnummer und Fälligkeitsdatum werden automatisch eingesetzt, die Mahngebühr pro Stufe legst Du selbst fest. Bei Zahlungseingang stoppt die Mahnstrecke automatisch, bei einer Zahlungsvereinbarung pausierst Du sie manuell und hältst die Absprache direkt in der Akte fest.

Was Patientify bewusst nicht tut: Verzugszinsen automatisch berechnen und Forderungen an ein Inkassobüro übergeben. Beides bleibt eine Entscheidung, die Du im Einzelfall triffst, dafür bekommst Du eine lückenlose, exportierbare Mahnhistorie als Grundlage. Die rechtliche Prüfung eines Einzelfalls ersetzt das nicht, dafür bleibt Deine Kanzlei zuständig.