Ausfallhonorar in der Privatpraxis: Höhe, Frist, Krankheit, Umsatzsteuer

Eine Sitzung von 50 Minuten, fest eingeplant, die Patientin kommt nicht. Kein Anruf, keine Nachricht. Die Zeit ist weg, das Honorar auch, und der nächste Patient hätte den Slot gern gehabt. In der Kassenpraxis ist das ärgerlich, in der Privatpraxis ist es ein direkter Umsatzausfall, denn hier gibt es keine Pauschale, die den leeren Stuhl abfedert. Das Ausfallhonorar ist die Antwort auf dieses Problem, aber es ist kein Selbstläufer: Es muss vereinbart sein, es muss angemessen sein, und es muss so formuliert sein, dass es vor Gericht und vor dem Finanzamt Bestand hat. Dieser Ratgeber ordnet die rechtlichen Grundlagen, zeigt, was bei Frist, Höhe und Krankheit gilt, und wie Du das Thema so aufsetzt, dass Du es möglichst selten brauchst.

Woher der Anspruch kommt

Der Behandlungsvertrag ist ein Dienstvertrag besonderer Art (§630a ff. BGB). Wenn eine Patientin einen Termin bucht und Du ihn bestätigst, verpflichtest Du Dich, zu dieser Zeit für sie da zu sein. Kommt sie nicht, gerät sie in Annahmeverzug: Du hast Deine Leistung angeboten, sie hat sie nicht angenommen. Für diesen Fall sieht §615 BGB vor, dass Du die vereinbarte Vergütung verlangen kannst, ohne die Leistung nachholen zu müssen. Anrechnen lassen musst Du Dir, was Du Dir durch den Ausfall erspart oder in der frei gewordenen Zeit anderweitig verdient hast.

So weit die Theorie. Die Gerichte knüpfen den Anspruch an eine Voraussetzung, die nicht jede Praxis erfüllt: die Bestellpraxis. Gemeint ist eine Praxis, die ausschließlich mit festen, exklusiv reservierten Terminen arbeitet, ohne offene Sprechstunde, ohne Überbuchung, ohne Wartezimmer-Puffer. Nur dann steht fest, dass der versäumte Termin tatsächlich niemand anderem zugutekam. Psychotherapie-Praxen erfüllen das fast immer, viele Arztpraxen mit gemischtem Betrieb nicht.

Hinzu kommt ein praktisches Problem: Ohne ausdrückliche Vereinbarung kennt die Patientin die Regel nicht, und viele Gerichte werten das Schweigen zum Ausfallhonorar als Verzicht. Deshalb ist der sichere Weg immer derselbe: eine klare Klausel, die vor dem ersten Termin unterschrieben wird. Die Klausel ersetzt nicht die Voraussetzungen des §615 BGB, sie macht sie aber nachweisbar und nimmt dem Patienten das Argument, überrascht worden zu sein.

Die Klausel im Behandlungsvertrag

Eine Ausfallklausel ist eine vorformulierte Vertragsbedingung, also AGB im Sinne von §305 BGB. Die Klausel unterliegt der Inhaltskontrolle nach §307 BGB und darf die Patientin nicht unangemessen benachteiligen. Vier Bausteine gehören hinein, damit sie trägt:

• Frist: Bis wann kann kostenfrei abgesagt werden? In Stunden vor dem Termin, nicht in „Werktagen", das erzeugt Streit über Wochenenden und Feiertage.
• Höhe: Ein konkreter Betrag oder ein Prozentsatz des vereinbarten Honorars. „Angemessene Gebühr" reicht nicht.
• Form der Absage: Per Telefon, Anrufbeantworter, E-Mail, SMS oder über den Absage-Link in der Terminbestätigung. Jede Form, die Du nennst, musst Du auch zuverlässig auswerten.
• Ausnahmen: Was gilt bei Krankheit, Notfall, höherer Gewalt? Dazu unten mehr.

Genauso wichtig wie der Inhalt ist der Weg, auf dem die Klausel zur Patientin kommt. Die Klausel muss vor der ersten Terminvereinbarung bekannt sein, deutlich sichtbar, nicht in einem Nebensatz der Datenschutzerklärung. Bewährt hat sich ein dreifacher Hinweis: im Behandlungsvertrag oder Anamnesebogen, auf der Buchungsseite vor dem Absenden und in der Terminbestätigung. Wer den Hinweis erst auf der Rechnung nachreicht, hat schlechte Karten.

Eine mögliche Struktur, die Du mit Deiner Kanzlei an Deine Praxis anpasst: „Vereinbarte Termine sind für Dich reserviert. Kannst Du einen Termin nicht wahrnehmen, sage bitte bis spätestens 48 Stunden vorher ab. Bei späterer Absage oder Nichterscheinen berechnen wir ein Ausfallhonorar in Höhe von [Betrag], sofern der Termin nicht anderweitig vergeben werden konnte. Bei nachgewiesener akuter Erkrankung entfällt das Ausfallhonorar." Der Halbsatz zur anderweitigen Vergabe ist kein Höflichkeitsfloskel, er bildet §615 Satz 2 BGB ab und macht die Klausel robuster.

24 oder 48 Stunden: welche Frist üblich ist

In Arztpraxen und bei Heilpraktikern haben sich 24 Stunden als Standard etabliert. In der Psychotherapie sind 48 Stunden verbreitet, teils auch 72 Stunden, weil Sitzungsslots dort fest an eine Person gebunden sind und sich kurzfristig kaum nachbesetzen lassen. Beides ist von Gerichten akzeptiert worden. Fristen, die deutlich darüber liegen, etwa eine Woche, werden kritisch gesehen, weil sie das Risiko einseitig auf die Patientin verlagern.

Wichtig ist, dass die Frist zum Praxisbetrieb passt. Wer 48 Stunden verlangt, aber freitags um 15 Uhr niemanden mehr erreicht, muss einen Weg anbieten, der auch am Wochenende funktioniert: Anrufbeantworter mit Zeitstempel, E-Mail-Adresse oder ein Absage-Link, der rund um die Uhr geht. Sonst greift das Argument, die Absage sei rechtzeitig versucht worden.

Die Frist hat noch eine zweite Funktion: Die Frist definiert den Zeitraum, in dem Du eine Nachbesetzung versuchen musst. §615 Satz 2 BGB verpflichtet Dich, Dir anzurechnen, was Du in der frei gewordenen Zeit anderweitig verdient hast. Konnte der Slot neu vergeben werden, entfällt das Ausfallhonorar. Konnte er es nicht, solltest Du das dokumentieren: Wartelisten-Anfrage gestellt, niemand verfügbar, Slot blieb leer. Im Streitfall ist genau das der Punkt, an dem Forderungen scheitern.

Wie hoch das Ausfallhonorar sein darf

Die Obergrenze gibt §615 BGB vor: nicht mehr, als Du bei Durchführung des Termins verdient hättest, abzüglich ersparter Aufwendungen. Bei einer Gesprächsleistung sind die ersparten Aufwendungen gering, bei einer Behandlung mit Material oder Fremdleistungen können sie spürbar sein. Alles, was über den entgangenen Ertrag hinausgeht, ist eine Vertragsstrafe und hält als AGB-Klausel gegenüber Verbrauchern selten stand.

In der Psychotherapie ist der volle Sitzungssatz üblich und wird von Gerichten regelmäßig akzeptiert, weil der Slot exklusiv reserviert war und die Leistung fast ausschließlich aus Arbeitszeit besteht. In Arztpraxen und bei Heilpraktikern liegen Pauschalen häufig zwischen 30 und 50 Prozent des vereinbarten Honorars, teils gestaffelt nach Absagezeitpunkt. Ein gestaffeltes Modell, etwa kostenfrei bis 48 Stunden vorher, halbes Honorar zwischen 48 und 24 Stunden, volles Honorar darunter, ist transparent und setzt den richtigen Anreiz: rechtzeitig absagen statt gar nicht.

Drei Dinge gehören nicht auf die Rechnung: eine GOÄ-, GOP- oder GebüH-Ziffer, denn das Ausfallhonorar ist keine Leistung nach Gebührenordnung. Ein Steigerungsfaktor, aus demselben Grund. Und die Erwartung, dass die Versicherung zahlt: Private Krankenversicherungen und Beihilfestellen erstatten Ausfallhonorare nicht, weil keine medizinische Leistung erbracht wurde. Die Patientin trägt den Betrag selbst. Ein kurzer Hinweis auf der Rechnung erspart die Rückfrage.

Für gesetzlich Versicherte gilt dasselbe Prinzip: Ein Ausfallhonorar lässt sich nicht über die Kassenärztliche Vereinigung abrechnen, sondern nur als private Vereinbarung direkt mit dem Patienten. Wer in einer Privatpraxis vereinzelt Selbstzahler mit gesetzlicher Versicherung behandelt, braucht auch für sie die unterschriebene Klausel.

Krankheit und höhere Gewalt

Hier wird es unübersichtlich. §615 BGB setzt voraus, dass der Patient die Leistung nicht angenommen hat, und fragt nicht danach, warum. Einige Gerichte haben deshalb Ausfallhonorare auch bei kurzfristiger Erkrankung zugesprochen, wenn die Klausel das ausdrücklich vorsah. Andere Gerichte halten genau diese Klausel für eine unangemessene Benachteiligung nach §307 BGB, weil die Patientin ein Risiko trägt, das sie nicht beeinflussen kann. Eine höchstrichterliche Linie gibt es nicht.

Für die Praxis heißt das: Wer das Ausfallhonorar auch bei Krankheit durchsetzen will, riskiert, dass die Klausel insgesamt unwirksam ist und dann auch bei einfachen No-Shows nicht greift. Die sichere Variante ist eine Ausnahme für nachgewiesene akute Erkrankung, wahlweise mit reduziertem Satz. Als Nachweis reicht in der Regel eine ärztliche Bescheinigung oder eine Krankschreibung, ein Attest über die Diagnose darfst Du nicht verlangen.

Was Du unabhängig von der Klausel tun solltest: Kulanz dokumentieren. Wenn Du bei einer Stammpatientin auf das Honorar verzichtest, gehört eine kurze Notiz in die Akte, mit Datum und Grund. Erstens, weil Du Dich sonst bei der nächsten Absage nicht mehr erinnerst. Zweitens, weil ein Verzicht in einem Fall nicht als Verzicht auf die Regel insgesamt ausgelegt werden soll.

Umsatzsteuer auf das Ausfallhonorar

Heilbehandlungen sind nach §4 Nr. 14 UStG umsatzsteuerfrei. Das Ausfallhonorar ist aber keine Heilbehandlung, und die Frage lautet, ob es überhaupt ein steuerbarer Umsatz ist. Der Bundesfinanzhof hat für vergleichbare Fälle, etwa Stornoentgelte bei nicht wahrgenommenen Buchungen, entschieden, dass echter Schadenersatz kein Entgelt für eine Leistung ist. Es fehlt der Leistungsaustausch: Der Patient bekommt nichts, er ersetzt einen Schaden. In dieser Lesart ist das Ausfallhonorar nicht umsatzsteuerbar, unabhängig davon, ob Deine eigentliche Leistung steuerfrei gewesen wäre.

Der Haken liegt in der Formulierung. Ist das Ausfallhonorar als Entgelt dafür ausgestaltet, dass Du den Termin bereithältst, also als Vergütung für eine Leistungsbereitschaft, kann die Finanzverwaltung darin einen steuerbaren Umsatz sehen. Dann stellt sich die Folgefrage, ob die Steuerbefreiung für Heilbehandlungen greift, was bei einer nicht erbrachten Behandlung zweifelhaft ist. Kleinunternehmer nach §19 UStG sind davon praktisch nicht betroffen, alle anderen sollten die Klausel einmal mit der Steuerberatung durchgehen und die Einordnung schriftlich festhalten.

Dieser Abschnitt ersetzt keine steuerliche Beratung. Die Einordnung hängt an Deiner konkreten Klausel, Deinem Unternehmerstatus und der Auffassung Deines Finanzamts. Was Du selbst tun kannst: das Ausfallhonorar in der Klausel als Ersatz für den entgangenen Termin beschreiben, nicht als Gebühr für die Reservierung, und es auf der Rechnung ohne Steuerausweis als eigene Position führen, bis die Frage geklärt ist.

Rechnung, Mahnung, Verjährung

Das Ausfallhonorar wird wie jede andere Honorarforderung behandelt: eigene Rechnung oder eigene Position auf der nächsten Rechnung, mit Datum des versäumten Termins, Hinweis auf die vereinbarte Klausel und dem Vermerk, dass eine Erstattung durch PKV oder Beihilfe nicht erfolgt. Fällig wird die Forderung mit Zugang der Rechnung, Verzug tritt bei Verbrauchern 30 Tage danach ein, wenn die Rechnung darauf hinweist.

Bleibt die Zahlung aus, läuft dieselbe Mahnstrecke wie bei einer offenen Behandlungsrechnung: Erinnerung, erste Mahnung, letzte Mahnung, danach gerichtliches Mahnverfahren oder Verzicht. Die Forderung verjährt nach drei Jahren, gerechnet ab Ende des Jahres, in dem der Termin versäumt wurde. Wie Fälligkeit, Mahngebühren und Verjährung im Detail funktionieren, steht im Ratgeber zum Mahnwesen in der Privatpraxis.

Eine ehrliche Einordnung: Ausfallhonorare werden häufiger nicht bezahlt als Behandlungsrechnungen, weil die Patientin keine Gegenleistung sieht. Ob Du einen Betrag von 60 oder 100 € über drei Mahnstufen und ein Mahnverfahren verfolgst, ist eine wirtschaftliche Entscheidung. Viele Praxen nutzen das Ausfallhonorar deshalb weniger als Einnahmequelle und mehr als Signal: Die Regel existiert, sie wird kommuniziert, und sie wird im Zweifel auch berechnet. Das allein senkt die Ausfallquote spürbar.

Weniger Ausfälle statt mehr Rechnungen

Jedes Ausfallhonorar, das Du nicht stellen musst, ist besser als eines, das Du stellst. Der größte Hebel sind Erinnerungen: eine E-Mail 24 Stunden vorher, eine SMS zwei Stunden vorher, beides mit dem Hinweis auf die Absage-Frist und einem direkten Weg zur Absage. Praxen, die das konsequent einsetzen, berichten von deutlich weniger Nichterscheinen, weil der häufigste Grund für einen No-Show schlichtes Vergessen ist, nicht böser Wille.

Der zweite Hebel ist die Hürde für die Absage. Wer anrufen muss, um abzusagen, schiebt es auf und lässt den Termin am Ende verfallen. Ein Einmal-Link in der Terminbestätigung, der die Absage mit einem Klick erledigt und die Frist automatisch prüft, nimmt diese Hürde weg. Die Patientin sieht, ob sie noch kostenfrei absagen kann, Du siehst sofort den frei gewordenen Slot und kannst ihn neu vergeben.

Wie Erinnerungen, Pufferzeiten und Anzahlungen bei hochpreisigen Terminen zusammenspielen, beschreibt der Ratgeber zur Terminplanung in der Arztpraxis. Das Ausfallhonorar ist dort der letzte Baustein, nicht der erste.

Ausfallhonorar mit Patientify

In Patientify legst Du die Absage-Frist pro Behandlungstyp in der Online-Terminbuchung fest. Jede Terminbestätigung enthält einen Einmal-Link zur Absage, der die Frist prüft und nach Ablauf auf die telefonische Absage verweist. Erinnerungen per E-Mail und SMS richtest Du über die Automatisierungen ein, mit eigenen Textvorlagen, in die Du den Hinweis auf die Ausfallregelung aufnimmst. Absagen und Nichterscheinen werden mit Zeitstempel im Kalender und in der Patientenakte dokumentiert, das ist im Streitfall Deine Beweisgrundlage.

Das Ausfallhonorar selbst stellst Du als freie Rechnungsposition ohne Ziffer, wahlweise auf einer eigenen Rechnung oder zusammen mit der nächsten Behandlungsrechnung. Der Hinweistext zur fehlenden Erstattung durch PKV und Beihilfe lässt sich als Vorlage hinterlegen. Bleibt die Zahlung aus, greift die Drei-Stufen-Mahnstrecke mit den Fristen und Gebühren, die Du eingestellt hast. Den Behandlungsvertrag mit Ausfallklausel kannst Du als Online-Anamnese-Bogen anlegen, den die Patientin vor dem Ersttermin digital unterschreibt, das signierte Dokument liegt danach in der Akte.

Was Patientify nicht tut: Ausfallhonorare automatisch berechnen oder bei einem No-Show selbstständig eine Rechnung erzeugen. Die Entscheidung, ob Du im Einzelfall berechnest, reduzierst oder verzichtest, bleibt bei Dir. Die rechtliche Prüfung Deiner Klausel und die steuerliche Einordnung bleiben bei Kanzlei und Steuerberatung.