Die Abrechnung in der Psychotherapie wird oft mit der GOÄ-Abrechnung von Privatärzten gleichgesetzt, ist aber ein eigenes Feld mit eigenen Regeln. Wer die falsche Gebührenordnung ansetzt oder die PKV-Besonderheiten übersieht, verliert nicht nur Zeit bei der Rechnungsstellung, sondern riskiert, dass die Patientin die Kosten am Ende selbst trägt. Dieser Ratgeber ordnet die drei relevanten Abrechnungswege ein und zeigt, worauf es bei der Privatabrechnung in der Psychotherapie wirklich ankommt.
Drei Wege, ein Missverständnis: GOP, GOÄ oder GebüH?
Welche Gebührenordnung gilt, hängt an der Qualifikation, nicht am Behandlungsverfahren. Approbierte Psychologische Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten sowie Kinder- und Jugendlichenpsychotherapeuten rechnen ihre Leistungen nach der Gebührenordnung für Psychotherapeuten (GOP) ab. Für Leistungen, die die GOP nicht kennt, greift ergänzend die analoge Abrechnung nach §6 Abs. 2 GOÄ, dabei wird eine vergleichbare GOÄ-Ziffer mit ähnlichem Aufwand herangezogen und die Analogie auf der Rechnung ausgewiesen.
Ärztliche Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten, also approbierte Ärzte mit Zusatzweiterbildung Psychotherapie, rechnen direkt über den psychotherapeutischen Abschnitt der GOÄ ab, ohne den Umweg über die GOP. Heilpraktiker für Psychotherapie haben keinen Zugriff auf GOÄ oder GOP, für sie gilt die Gebührenordnung für Heilpraktiker (GebüH). Wer in einer Praxisgemeinschaft mit gemischten Qualifikationen arbeitet, etwa approbierte Psychotherapeutin und Heilpraktiker für Psychotherapie unter einem Dach, braucht entsprechend zwei parallel gepflegte Ziffernkataloge.
Mehr dazu
GOÄ-, GebüH- und Heilmittel-Abrechnung in einem System
Ziffernkatalog-Assistenz, Faktor-Vorschlag und PDF-Rechnung, passend zur jeweiligen Qualifikation.
Sitzungsarten: probatorische Sitzungen, Einzel- und Gruppentherapie
Die Sitzungsstruktur in der Psychotherapie unterscheidet sich von der klassischen Sprechstunde. Vor dem eigentlichen Therapiebeginn stehen probatorische Sitzungen, in denen Patientin und Therapeutin prüfen, ob Diagnose, Verfahren und Beziehung zueinander passen. Danach folgt die Einzel- oder Gruppentherapie, üblich sind Sitzungen von etwa 25 oder 50 Minuten, teils auch Doppelsitzungen bei intensiveren Verfahren. Jede Sitzung wird einzeln abgerechnet, mit Datum, Dauer und der jeweils passenden Ziffer aus GOP, GOÄ oder GebüH.
Für die Privatabrechnung ist wichtig: Die Sitzungsdauer bestimmt, welche Ziffer angesetzt wird, nicht der Inhalt des Gesprächs. Eine 25-minütige Kurzsitzung wird anders abgerechnet als eine reguläre 50-minütige Sitzung, auch wenn beide fachlich gleich anspruchsvoll waren. Wer diese Unterscheidung nicht sauber führt, bekommt bei der PKV-Prüfung Rückfragen, weil Sitzungsdauer und angesetzte Ziffer nicht zusammenpassen.
Faktor und Begründung: dieselbe Logik wie bei der GOÄ
Sowohl GOP als auch die analoge Abrechnung nach §6 Abs. 2 GOÄ folgen der GOÄ-Systematik aus Regelsatz, Schwellenwert und Begründungspflicht. Innerhalb des Regelsatzes ist keine Begründung nötig, wer den Regelsatz überschreitet, muss auf der Rechnung erklären, warum. Die Begründung muss sich auf die konkrete Sitzung beziehen, nicht auf den Gesamtfall, dieselbe Regel, die auch bei der ärztlichen GOÄ-Abrechnung gilt. Details zur Faktor-Logik, den Bemessungsmerkmalen und belastbaren Formulierungen findest Du im Ratgeber GOÄ-Faktor begründen: Schwellenwert, Vorlagen und PKV-feste Formulierungen, die dortige Systematik lässt sich auf die psychotherapeutische Analogabrechnung direkt übertragen.
PKV und Beihilfe: Kostenübernahme vor Behandlungsbeginn
Die größte Besonderheit gegenüber anderen privatärztlichen Fachgebieten liegt nicht im Ziffernkatalog, sondern im Erstattungsweg. Viele private Krankenversicherungen erstatten Psychotherapie nur, wenn vor Behandlungsbeginn ein Kostenübernahme-Antrag gestellt wurde, oft mit einem kurzen Bericht zur Diagnose und dem geplanten Behandlungsverfahren. Bei längeren Therapien verlangen etliche Tarife zusätzlich ein Gutachterverfahren, ein unabhängiger Gutachter prüft Notwendigkeit und Umfang der Behandlung, bevor weitere Sitzungen erstattet werden. Beihilfestellen verfahren ähnlich, mit eigenen Formularen und Fristen je nach Bundesland oder Dienstherr.
Für Deine Praxis heißt das: Kläre den Erstattungsweg möglichst schon im Erstgespräch, nicht erst bei der ersten Rechnung. Patientinnen, die ohne genehmigten Kostenübernahme-Antrag in die Therapie starten, tragen im schlimmsten Fall die volle Rechnung selbst, weil die PKV rückwirkend nicht zahlt. Ein kurzer Hinweis vor der ersten probatorischen Sitzung erspart beiden Seiten spätere Diskussionen über offene Rechnungen.
Mehr dazu
Mahnwesen für offene Rechnungen
Drei-Stufen-Mahnstrecke mit Mahngebühren, wenn Erstattung und Rechnung zeitlich auseinanderlaufen.
Rechnungsformalitäten und die Diagnose-Frage
Wie jede Privatrechnung braucht auch die psychotherapeutische Rechnung Name und Anschrift der Patientin, Behandlungsdatum, Diagnose, angewandte Ziffer, Faktor und Betrag. Bei Beihilfe- und PKV-Patientinnen passt sich der Rechnungskopf an den jeweiligen Kostenträger an, damit die Erstattungsstelle die Rechnung ohne Rückfrage bearbeitet.
Die Diagnose-Angabe ist in der Psychotherapie sensibler als in anderen Fachgebieten, psychische Diagnosen berühren die Privatsphäre der Patientin unmittelbar. Trotzdem verlangt die Erstattungsstelle in der Regel eine Diagnose auf der Rechnung, ohne die eine Prüfung nicht möglich ist. Sprich das offen an, manche Patientinnen möchten wissen, wer die Rechnung mit Diagnose zu Gesicht bekommt, bevor sie in die Behandlung starten.
Abrechnungs-Workflow in Patientify
Patientify hinterlegt GOP-Ziffern für approbierte Psychotherapeuten, den psychotherapeutischen GOÄ-Abschnitt für ärztliche Psychotherapeuten und den GebüH-Katalog für Heilpraktiker für Psychotherapie parallel. Du wählst die Sitzung, das System schlägt Ziffer und Faktor vor, bei Schwellenwert-Überschreitung öffnet sich automatisch das Begründungsfeld. Die Rechnung entsteht als fertiges PDF, der Rechnungskopf passt sich an Selbstzahler, PKV- oder Beihilfe-Patientinnen an.
Für die Kostenübernahme-Situation gilt: Patientify ersetzt nicht den Antrag bei der PKV, hält aber den Behandlungsverlauf strukturiert in der Akte fest, Grundlage für jeden Bericht, den eine Erstattungsstelle oder ein Gutachter anfordert. Wenn Du Dir einen Überblick über die weiteren Funktionen für die Psychotherapie-Praxis verschaffen willst, Sitzungsdokumentation, Videosprechstunde, Terminserien, findest Du die Details auf der Seite Software für Psychotherapeuten. Die GOÄ-Grundlagen für ärztliche Psychotherapeuten stehen im Ratgeber GOÄ-Abrechnung: die Grundlagen.